Jak zbierać potwierdzenia obecności na wesele (RSVP)? Terminy, sposoby i gotowe teksty

Poproście gości o potwierdzenie obecności do konkretnej daty, najczęściej na 3-4 tygodnie przed weselem, żeby zdążyć z przypomnieniami i podać sali ostateczną liczbę osób. Odpowiedzi zbierajcie w jednym miejscu, np. przez formularz RSVP na stronie ślubnej, a gościom, którzy wolą rozmowę, zostawcie numer telefonu. Oprócz „tak” lub „nie” zapytajcie o osobę towarzyszącą, dzieci, menu, alergie, nocleg, transport i poprawiny.

Do kiedy prosić o potwierdzenie obecności?

W polskich poradnikach ślubnych najczęściej pojawia się termin 3-4 tygodnie przed weselem. Niektóre podają 2-3 tygodnie, inne około miesiąca, więc nie ma jednej obowiązującej reguły. Jest za to prosta zasada: termin dla gości powinien wypadać wyraźnie wcześniej niż dzień, w którym sala albo catering chce znać ostateczną liczbę osób. Sprawdźcie tę datę w umowie i zostawcie sobie co najmniej tydzień na przypomnienia i telefony.

Wcześniejszy termin ma sens, gdy rezerwujecie dla gości pokoje w hotelu albo zamawiacie bus. Odpowiedzi są Wam wtedy potrzebne na tyle wcześnie, żeby potwierdzić rezerwacje. Bardzo odległy termin też nie zawsze pomaga: część gości nie zna jeszcze swoich planów i odpowie dopiero po przypomnieniu.

Na zaproszeniu i na stronie ślubnej podajcie konkretną datę, np. „do 15 maja 2027 r.”, a nie „miesiąc przed ślubem”. Na stronach Wasz Dzień, jeśli nie podacie własnego terminu, ustawiamy go domyślnie na 3 tygodnie przed weselem. Kiedy wysłać same zaproszenia, wyjaśniamy w poradniku kiedy wysłać zaproszenia ślubne.

Jak zbierać potwierdzenia? Porównanie sposobów

Każdy sposób się sprawdzi, jeśli odpowiedzi trafiają do jednego miejsca. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy część gości dzwoni, część pisze SMS-y, a ciocia odpowiada na grupie rodzinnej i nikt już nie wie, kto potwierdził.

W praktyce najlepiej sprawdza się jeden główny kanał, np. formularz, i jeden zapasowy dla osób, które wolą zadzwonić. Odpowiedzi z rozmów wpisujcie od razu do tej samej listy. Co oprócz formularza warto umieścić na stronie dla gości, opisujemy w poradniku co powinna zawierać strona ślubna.

O co zapytać gości w formularzu RSVP?

• Obecność - „będę” albo „nie dotrę”, z imieniem i nazwiskiem.
• Osoba towarzysząca - jej imię i nazwisko przyda się do winietek i planu stołów.
• Dzieci - imiona i wiek. Sala może mieć dla dzieci osobne menu i stawki, a najmłodszym przyda się krzesełko.
• Menu i dieta - np. bez preferencji, wegetariańska, wegańska, bezglutenowa.
• Alergie i ograniczenia żywieniowe - najlepiej konkretnie, np. orzechy, laktoza, owoce morza. Tę listę przekażecie kuchni.
• Nocleg - czy gość potrzebuje pokoju i na ile nocy.
• Transport - czy skorzysta z busa, np. z kościoła na salę albo z powrotem po weselu.
• Poprawiny - czy zostaje na drugi dzień.
• Wiadomość - miejsce na pytania, życzenia albo prośbę o piosenkę.

Gotowe teksty: prośba o potwierdzenie i przypomnienia

Skopiujcie tekst i podmieńcie dane w nawiasach kwadratowych. Daty to przykład dla wesela 12 czerwca 2027 r. z terminem odpowiedzi 15 maja.

Prośba o potwierdzenie na zaproszeniu

„Uprzejmie prosimy o potwierdzenie przybycia do 15 maja 2027 r. przez formularz na naszej stronie: [adres strony] lub telefonicznie: [imię], [numer telefonu].”

Na luźniejszym zaproszeniu wystarczy: „Dajcie nam znać do 15 maja, czy będziecie z nami!” Jeśli używacie skrótu RSVP, dopiszcie obok polskie zdanie, bo nie każdy gość wie, co ten skrót oznacza.

SMS lub wiadomość z linkiem do strony

„Cześć [imię]! Z radością zapraszamy Cię na nasz ślub i wesele 12 czerwca 2027 r. Adres, plan dnia i noclegi znajdziesz tutaj: [link do strony]. Daj nam znać do 15 maja przez formularz na stronie, czy będziesz. Ściskamy, [Wasze imiona]”

Przypomnienie dla osób, które nie odpowiedziały

„Cześć [imię]! Zbieramy ostatnie odpowiedzi przed weselem 12 czerwca. Daj nam, proszę, znać do 15 maja, czy będziesz. Formularz jest tutaj: [link do strony]. Możesz też po prostu odpisać na tę wiadomość.”

Ostatnia prośba po terminie

„Dzień dobry, [imiona]! W piątek podajemy sali ostateczną liczbę gości i bardzo chcemy uwzględnić także Was. Czy możemy na Was liczyć 12 czerwca? Wystarczy krótka odpowiedź: tak lub nie.”

Jak przypominać o potwierdzeniu bez nachalności?

• Piszcie tylko do osób, które nie odpowiedziały - indywidualnie, a nie na grupie rodzinnej.
• Jedno przypomnienie przed terminem wystarczy - najlepiej około tygodnia wcześniej, tym samym kanałem, którym wysłaliście zaproszenie.
• Podajcie powód i datę - „w piątek podajemy sali liczbę gości” mówi więcej niż „czekamy na odpowiedź”.
• Ułatwcie odpowiedź - dołączcie link do formularza albo napiszcie, że wystarczy odpisać „tak” lub „nie”.
• Do starszych gości zadzwońcie - rozmowa często załatwia sprawę szybciej niż kolejna wiadomość.
• Poproście rodziców o pomoc - mogą przypomnieć o odpowiedzi swoim znajomym i dalszej rodzinie.
• Nie traktujcie milczenia jak „tak” - po terminie zadzwońcie i zapytajcie wprost o decyzję.

Co zrobić z odpowiedziami gości?

1. Wpisujcie je na bieżąco do jednej listy gości. Możecie skorzystać z naszego szablonu listy gości z kolumnami na menu, alergie, noclegi i transport.
2. Po terminie policzcie gości, osobno dorosłych i dzieci, i podajcie sali ostateczną liczbę w terminie z umowy. Jeśli lista wciąż się zmienia, ustalcie z salą widełki - piszemy o nich w poradniku jak ułożyć listę gości.
3. Przekażcie sali listę diet i alergii z imionami i numerami stołów, żeby obsługa wiedziała, komu podać które danie.
4. Ułóżcie plan stołów, kiedy wiecie już, kto przyjdzie. Podpowiedzi znajdziecie w artykule o układzie stołów na weselu.
5. Wyślijcie liczby hotelowi i przewoźnikowi: ile pokoi i na ile nocy, ile miejsc w busie. Jeśli organizujecie poprawiny, podajcie sali także liczbę gości na drugi dzień.

Potwierdzenia obecności na stronie Wasz Dzień

Formularz RSVP jest w obu naszych pakietach. Goście otwierają Waszą stronę z linku (w pakiecie „Strona + zaproszenie” także z kodu QR) i potwierdzają obecność z telefonu, bez logowania. Sami wybieracie, które pola znajdą się w formularzu:

• obecność i osoba towarzysząca,
• wybór menu: Bez preferencji, Wegetariańska, Wegańska albo Bezglutenowa,
• alergie i ograniczenia żywieniowe,
• nocleg, transport i poprawiny,
• wiadomość dla Was.

Każda odpowiedź trafia do Was mailem. Jak wygląda formularz na stronie, zobaczycie w szablonach stron ślubnych, a ceny pakietów znajdziecie w cenniku. Pakiet „Strona + zaproszenie + galeria” zawiera galerię zdjęć od gości z osobnym kodem QR - opisujemy ją w poradniku kod QR na wesele.

Najczęstsze pytania